Marknadsanalyser
En marknadsanalys behövs för att skaffa sig kunskap om vad marknaden erbjuder och vilka leverantörer som finns. Marknadsanalysen bör genomföras i god tid innan upphandlingen inleds. Här ger Upphandlingskontoret er några goda råd kring hur ni genomför er marknadsanalys.
LOU innehåller inget förbud mot att kontakta leverantörer inför en upphandling, så länge man iakttar principerna om likabehandling och icke-diskriminering. Marknadsanalysen är ofta en förutsättning för att kunna utforma ändamålsenliga krav i förfrågningsunderlaget och genomföra upphandlingen under god konkurrens.
Se till att kraven i förfrågningsunderlaget är väl avvägda i förhållande till myndighetens behov och den specifika branschen. Om man saknar tillräcklig kunskap om en marknad riskerar man att ställa krav i upphandlingen som leverantörer har svårt att leva upp till. Ogenomtänkta krav kan också leda till onödigt höga priser eller att leverantörer avstår från att lämna anbud.
Kontakta flera olika leverantörer
Det är en god idé att kontakta flera leverantörer för att få en så objektiv bild som möjligt av det som ska upphandlas. Det kan även vara värdefullt att kontakta branschorganisationer. Var försiktig med att föra detaljerade diskussioner om förfrågningsunderlaget och olika krav. Leverantörerna vill givetvis att förfrågningsunderlaget gynnar det egna företaget.
Likabehandling
Det är viktigt att alla leverantörer behandlas lika. En marknadsanalys får inte innebära att den upphandlande myndigheten inleder förhandlingar eller ger löften om framtida leveranser till någon leverantör. Den får inte heller leda till att någon enskild leverantör får en otillbörlig fördel vid utformningen av förfrågningsunderlaget. Om en leverantör påverkar förfrågningsunderlagets utformning för mycket kan det innebära att leverantören har särbehandlats. Det kan i sin tur leda till att upphandlingen behöver göras om.
En marknadsanalys bör bland annat ge svar på dessa frågor:
- Vad erbjuder marknaden utifrån det behov som den upphandlande myndigheten har?
- Vilka är leverantörerna på marknaden?
- Är kraven rimliga?
- Kan leverantörerna på marknaden uppfylla kraven?
- Är det pris eller kvalitet som skapar konkurrensen på marknaden?
- Vad kan kostnaden för behovet uppskattas till? Marknadsanalysen kan också omfatta kontakter med andra upphandlande myndigheter som har erfarenhet av upphandling av den aktuella varan eller tjänsten.
- Kontakta andra myndigheter
