Direktupphandling

Rutinerna för hur du genomför en direktupphandling skiljer sig åt mellan medlemskommunerna. Här får du generella råd och tips på vad du bör tänka på.

Checklista

Här följer ett antal punkter som du bör tänka på när du genomför en direktupphandling:

Kontrollera först och främst om det redan finns ett ramavtal inom området. Avtalet är i sådant fall bindande och ska användas. Ramavtalen återfinns i avtalskatalogen.
Upphandlar kommunen denna typ av vara eller tjänst på flera enheter och uppgår det sammanlagda värdet per budgetår till gränsvärdet 700 000 kronor. Om svaret är Ja, ska du kontakta Upphandlingskontoret som då kan genomföra en samordnad upphandling.
Om värdet understiger 100 000 kr räcker det att förvissa sig om att priset är rimligt, exempelvis genom en prisjämförelse över telefon. Inga krav på dokumentation finns.
Om värdet överstiger 100 000 kr ska direktupphandlingen dokumenteras. Se mall för dokumentation av direktupphandling och följande ska göras:
a) Begär ut diarienummer, alla direktupphandlingar över 100 000 kr ska diareföras.
b) Ett enkelt förfrågningsunderlag med kravspecifikation/beskrivning skickas till anbudsgivare via e-post eller brev. Det finns inget krav på minsta antal anbudsgivare, tanken är dock att konkurrens ska skapas.
c) Anbuden ska därefter inkomma via e-post eller brev.
d) Utvärdering sker.
e) Kontrollera med Kronofogdemyndigheten, tel: 0771-73 73 00, mail: kontakt@kronofogden.se att leverantören inte har restförda skulder avseende skatter och avgifter. Viktigt att man i ämnesraden anger att det handlar om "Upphandling och skulduppgift".
f) Beslut om leverantör tas och motiveras skriftligt.
g) Beställning görs.
h) Meddelande skickas till de anbudsgivare som inte antagits. Beslutsmotivering behöver normalt inte skickas med, men kan plockas fram om frågor uppstår.
Direktupphandlingen dokumenteras i en enkel rapport. Av rapporten ska framgå:
- Avtalsföremålet
- Avtalets löptid, uppskattade värde samt när avtalet ingicks
- Om och hur konkurrensen togs till vara
- Vilka leverantörer som tillfrågades och hur många som lämnade anbud
- Vilken leverantör som tilldelades avtalet
- De viktigaste skälen för tilldelningen
- Kopia på beställning
Förfrågningsunderlaget och rapporten skickas till diariet, anbuden kan förvaras hos enheten.
Upphandlingskontoret ska informeras om alla upphandlingar som överstiger 100 000 kr. Syftet är att få en samlad bild av kommunens direktupphandlingar för att kunna bedöma behovet av ytterligare avtal.
Kontakta Upphandlingskontoret vid frågor eller om du behöver hjälp med att genomföra direktupphandlingen